为进一步规范学院采购行为，建立健康有序的学院采购运行机制，提高学院资金的使用效益，明确采购监管责任，防范采购廉政风险，根据《吉林大学采购与招标管理办法》（2020年修订）、《关于加强对直采平台管理的通知》（校招字〔2020〕5号）等相关文件精神，结合我院实际，特制定本办法。
一、自主备案采购范围
本办法所称自主备案采购，是指采购金额在5万至30万元，以成交单方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等项目，在吉林大学直采平台中的电商直购、自主竞价、定点采购三种方式均无法满足采购需要，而采用自主备案，即自主采购形式购买。
一个财政年度内，采购人将一个预算项目下的同一品目或者类别的货物、服务和工程采用公开招标以外的方式多次采购，累计资金数额超过5万元的，也需要自主备案采购，但项目预算调整或者经批准采用公开招标以外方式采购的除外。
二、自主备案工作原则
1.自主备案采购行为应遵循公开透明、公平竞争、公正规范和诚实信用原则。
2.自主备案采购项目必须严格按照项目采购预算执行。
3.学院各项采购工作需严格实行回避制度。在采购活动中，采购人员及相关人员与供应商（指提供货物、工程和服务的法人、其他组织或者自然人）有利害关系的，必须回避。供应商认为采购人员及相关人员与其它供应商有利害关系的，可以申请其回避。
三、自主备案监管责任
学院成立由党委书记、院长任组长的自主备案采购监督小组，成员由纪委书记、副院长及相关部门负责人组成，明确监管责任，防范采购廉政风险。主要职责是：
1.依据法律法规对学院采购活动实施监督检查；
2.讨论审议学院采购工作中的重大事项；
3.讨论、审查重大、重点项目的采购工作。
四、自主备案采购流程
提交采购需求→采购成交过程及签署成交单→打印成交单→供应商开具发票→财务处报销
1.采购申请人在吉林大学直采平台上填写采购信息、明细清单，自行下载并上传《自主采购评审报告》，经经费负责人等审核后，采购申请公示1天，接受社会监督。
2.采购公示结束后，提交成交单附件，签订成交单，并及时对采购行为作出评价。
3.严禁违规操作，如未打印成交单直接开取发票等行为。
五、自主备案工作要求
1.采购申请人需严格按照吉林大学直采平台的要求，提供准确、真实的采购信息，认真核对并上传附件材料，如配置清单、售后服务等。
2.采购部门需成立三人以上采购小组，按照货比三家、择优采购的原则确定供应商，备案公示，接受社会监督，签订采购成交单，并对成交单条款负全责。
3.成交单实行双签制，即项目负责人和主管行政副院长共同签字生效（如项目负责人和行政副院长为同一人，则由书记负责行使双签职责），并加盖学院公章。
六、自主备案风险规避
学院各部门及相关人员需加强法律意识，严格遵守国家、学校等相关法律法规，认真组织实施采购活动。采购当事人的有关采购活动，应当接受审计、监察部门的监督检查。采购活动中如出现违法违规行为，要承担相应责任。
在实施采购活动中，有下列行为之一的，应当承担相应责任：
1.采购申请人人为拆分、故意规避学校集中采购。
2.以不合理的条件限制、排斥潜在供应商，对潜在供应商实行歧视待遇或限制供应商之间竞争，或者指定供应商。
3.参与学院采购与招标活动的工作人员必须遵守国家的法律法规和学校的规章制度，对滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊者，将依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
七、本办法自公布之日起施行。
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2020年7月3日
