校内各有关单位：
根据教育部《关于做好2021年在华举办国际会议预报和管理工作的通知》（教外司际〔2020〕1093号）要求和《吉林大学关于举办国际会议的管理办法（试行）》（校发〔2019〕33号），为进一步规范在华举办（包括通过线上、线下和线上线下相结合方式主办、对外申办、承办、合办等）国际会议管理工作，现将2021年国际会议（含双边会议）预报和管理工作有关事宜通知如下：
一、关于会议预报
（一）国际会议预报制度旨在限制重复举办相同的会议，防止出现先对外承诺后申报的现象。国际会议预报年份是指会议申报单位拟对外宣布或承诺（或申办）的年份。预报中的“2021年国际会议”既包括拟在2021年年内召开的国际会议，也包含拟在2021年后举办，但须在2021年对外承诺的国际会议。
（二）国际会议每年可分两次进行预报。2020年11月可预报下一年度拟在华举办的一般国际会议和重大国际会议，2021年4月前可补预报拟在2021年7-12月举办的一般国际会议。
（三）预报仅需提供拟举办会议的简单信息，在拟对外承诺日期前四个月须提交正式申报材料。未经教育部审批通过的会议不得擅自对外承诺。
需特别注意的是：
1.国际会议预报经教育部审批通过后，方可提交会议正式申报材料。
2.国际会议预报、正式申报和总结均须严格按时限要求提交材料，如确因特殊原因未能按时限要求提交的，须另以公函的形式说明原因。教育部在国际会议的受理和审批过程中将会考虑申报单位以往会议提交预报、申报和总结的情况。
根据国际会议的相关管理规定，会议结束后，申报单位须于两个月内在申报系统中提交国际会议总结材料，并将书面总结报送国际合作与交流处。2020年已获批并于10月31日前举办完毕的国际会议，需在2021年国际会议预报截止日期前在系统中提交会议总结。未按时在系统中提交总结的单位，教育部将限制该单位未来会议的预报和申报工作。
3.重大国际会议必须按时限预报，逾期不得补报。已作为一般会议批准的国际会议不得随意升格，不得随意邀请党和国家领导人、外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑或重要阁僚出席会议。对于重大国际会议，经教育部审核后，报国务院审批。根据以往经验，未经预报的重大国际会议在正式申报时有可能不被批准，因此请各教学科研单位务必高度重视，做好规划和提前预报工作。
注：重大国际会议是指：①外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的社科类国际会议，以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术领域的专业性或学术性国际会议；②有外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议；③邀请党和国家领导人出席的国际会议；④其他事关核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议。 上述类别重大国际会议，均需提前一年预报至教育部，由教育部向外交部报送年度申办和举办国际会议计划，并报送国务院备案，未纳入年度计划或未通过教育部初审的重大国际会议，教育部原则上不再受理。
一般国际会议是指：①外宾人数在100人以下或会议总人数在400人以下的一般国际会议，以及外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学技术领域的专业性或学术性国际会议；②双边会议以及国际合作项目中的工作会议。
二、2020年国际会议预报方式
根据教育部要求，国际会议的预报、申报和管理在“中国教育系统学术会议云平台”（以下简称“国际会议管理系统”）中进行，登录网址为http://econf.hust.edu.cn。各教学科研单位需组织本单位计划于2021年举办或对外承诺举办国际会议的申报人登录国际会议管理系统进行国际会议预报申请，填写并下载预报申请表，签字盖章后在系统中上传扫描件，由申报单位管理员在线进行审核，管理员审核需于2020年11月18日（星期三）前完成。
申报单位未备案管理员帐户的，需在国际会议管理系统注册，填写《吉林大学国际会议管理系统单位管理员备案表》（附件3），由本单位党委书记签字并加盖党委公章，电子版发送至expert@jlu.edu.cn。
审核完毕后，各单位须汇总并填写《2021年度拟申办及在华举办（含承办、合办等）国际会议计划表》（附件4），加盖单位公章，于2020年11月19日（星期四）前将纸质版原件报送至国际合作与交流处专家科，电子版发送至expert@jlu.edu.cn。
三、注意事项
（一）以线上线下相结合方式举办的会议须提供线下参会人员规模、范围以及疫情防控预案，并向当地疫情防控部门报备。
（二）与境外非政府组织合作举办或接受其资助举办国际会议，必须按照《境外非政府组织境内活动管理法》规定，依法在会前到属地省级公安机关履行临时活动备案手续。
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